Ein entscheidender Faktor für die gleichbleibende Qualität von Produkten und Dienstleistungen ist die Einhaltung von Qualitätsstandards, was durch die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems erheblich gefördert wird.

Anforderungen an die Normenverwaltung im Rahmen des Qualitätsmanagement (Zitat aus DIN EN ISO 9001:2008):

"Die vom Qualitätsmanagementsystem geforderten Dokumente müssen gelenkt werden. Aufzeichnungen stellen einen besonderen Dokumententyp dar und müssen nach den in 4.2.4 genannten Anforderungen gelenkt werden. Ein dokumentiertes Verfahren zur Festlegung der erforderlichen Lenkungsmaßnahmen muss eingeführt werden, um

1. Dokumente bezüglich ihrer Angemessenheit vor ihrer Herausgabe zu genehmigen,
2. Dokumente zu bewerten, sie bei Bedarf zu aktualisieren und erneut zu genehmigen,
3. sicherzustellen, dass Änderungen und der aktuelle Überarbeitungsstatus von Dokumenten gekennzeichnet werden,
4. sicherzustellen, dass gültige Fassungen zutreffender Dokumente an den jeweiligen Einsatzorten verfügbar sind,
5. sicherzustellen, dass Dokumente lesbar und leicht erkennbar bleiben,
6. sicherzustellen, dass Dokumente externer Herkunft gekennzeichnet werden und ihre Verteilung gelenkt wird, und
7. die unbeabsichtigte Verwendung veralteter Dokumente zu verhindern und diese in geeigneter Weise zu kennzeichnen, falls sie aus irgendeinem Grund aufbewahrt werden."

Aufzeichnungen müssen erstellt und aufrechterhalten werden, um einen Nachweis der Konformität mit den Anforderungen und des wirksamen Funktionierens des Qualitätsmanagementsystems bereitzustellen. Aufzeichnungen müssen lesbar, leicht erkennbar und wieder auffindbar bleiben. Ein dokumentiertes Verfahren muss erstellt werden, um die Lenkungsmaßnahmen festzulegen, die erforderlich sind für die Kennzeichnung, die Aufbewahrung, den Schutz, die Wiederauffindbarkeit, die Aufbewahrungsfrist von Aufzeichnungen und die Verfügung über Aufzeichnungen.

Gegenstand bei der Zertifizierung von Unternehmen sind u. a. die Zuverlässigkeit eines Systems zur Normenverwaltung und Nachweis führende Qualitätsaufzeichnungen, um Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten.

Normenverwaltungssysteme sollten also in der Lage sein, im Sinne des Qualitätsmanagements zu dokumentieren, welche Norm mit welchem Status an welchem Einsatzort verfügbar ist. Es sollte die Möglichkeit aufweisen, Empfangsbestätigungen zu verwalten und flexibel auf die unterschiedlichen Kundenbedürfnisse eingehen können.