Wer in einem Betrieb die Aufgabe übernimmt, die Normenverwaltung zu organisieren oder eine bestehende Verwaltung zu optimieren, sieht sich vor eine Vielzahl von Aufgaben gestellt, die nacheinander oder teilweise auch parallel in Angriff genommen werden müssen. Hierzu gehören:

• Die Klärung der innerbetrieblichen Anforderungen (inhaltlich und organisatorisch)
• Die Entscheidung für eine zentrale oder dezentrale Organisation
• Die Entscheidung für die Dokumentenbasis (Papier oder elektronisch)
• Die Entscheidung über einzusetzende Werkzeuge
• Die Entscheidung für die richtige Bezugsform (Abo, Einzelbestellungen, Lizenzfragen, etc.)

Näheres zu den Grundlagen der Normenverwaltung erfahren Sie hier.

Bei allen Normungsfragen und -themen unterstützt sie auch der Ausschuss Normenpraxis (ANP) im DIN Deutsches Institut für Normung e.V.

Ziel der Normenverwaltung ist es, den Überblick über bestehende, im Unternehmen vorhandene und auf Produkte anzuwendende Dokumente zu schaffen und zu behalten. Die Anforderungen an die Normenverwaltung sind umfangreich. So muss das Normenverwaltungssystem die Erfordernisse des Unternehmens erfüllen, die sich in den Bereichen Konstruktion und Planung, in der Produktion, im Vertrieb sowie für die betriebliche Ausstattung und den Arbeits- und Gesundheitsschutz stellen. Kriterien für die Anforderungen an eine Verwaltung von Technischen Regeln können wie folgt definiert werden:

• Vollständigkeit der Nachweise
  Der Umfang des Nachweises der in einem Unternehmen erforderlichen Technischen Regeln ist so festzulegen, dass nachprüfbar ist, ob sämtliche Dokumente, die in diesem Sinne erforderlich sind, tatsächlich im System verwaltet werden.
  
  
• Zuverlässigkeit
  Im Verwaltungssystem sollen primär existierende, regulär dem Anwender zugängliche Dokumente nachgewiesen werden. Daher muss man großen Wert darauf legen, sicher zu sein, dass Daten, die zu den Dokumenten anlegt sind oder aus Datenlieferungen übernommen werden, auch tatsächlich auf existierende Dokumente verweisen.
  
  
• Aktualität
  Der Aktualität der Nachweise im Verwaltungssystem muss eine große Bedeutung zugemessen werden. Aktuell heißt, zeitnah zum Erscheinen einer Technischen Regel diese im System nachzuweisen. Desgleichen sollen alle Änderungen und Ergänzungen zu Dokumenten so aktuell wie möglich nachgetragen werden.
  
  
• Widerspruchsfreiheit
  Unter Widerspruchsfreiheit versteht man, dass unter formalen, an den Regeln der jeweiligen Regelsetzer festgemachten Gesichtspunkten keine widersprüchliche Datenanlage im Verwaltungssystem vorhanden ist.
  
  
• Umfassende Information
  Sämtliche im Verwaltungssystem vorhandene Datenfelder müssen mit Daten versorgt werden, wenn entsprechende Informationen vorliegen. D. h. die Versorgung muss flächendeckend erfolgen.
  

Ist die Hürde der Einführung eines Normenverwaltungssystems erst einmal genommen, schafft es im Unternehmen:

• Erhöhung der Transparenz
• Verbesserung der Sicherheit
• Lenkbarkeit von Dokumenten
• Voraussetzung für die Zertifizierung
• Reduzierung der Kosten und
• Unterstützung bei der Werknormung.

Es gibt eine Vielfalt von Produkten und Dienstleistungen am Markt, die helfen können, die Normenverwaltung im Unternehmen zu organisieren. Um die Suche nach einem geeigneten Produkt zu erleichtern, haben wir zur Orientierung eine Grafik (PDF) mit verschiedenen Zielgruppen und Informationsbedürfnissen zusammengestellt.